Doküman yönetim sistemine ihtiyacım var mı?

1. Firmanızda herhangi bir çalışan üretilen dokümana kolayca ulaşabiliyor mu? 

2. Anında ulaşmak mümkün olmuyorsa ne kadar zamanda dokümana ulaşabiliyor? 

3. Firma çalışanlarının dokümanlara olan ihtiyacının sıklığı nedir? 

4. Belgeleri listesinden isimlerine bakarak içeriklerinin ne olduğunu net olarak anlayabilir misiniz? 

5. Dokümanlarınız ile ilgili müşteriler açıkça anlaşılacak şekilde ilişkilendirilmiş durumda mı? 

6. İçeriği kolayca tahmin edebiliyor musunuz? 

7. Firmanızdaki her bir doküman kesintisiz bir şekilde etiketlenip saklanıyor mu? 

8. Bilgisayar ağınızda ya da ofisinizin içinde dağılmış bulunan dokümanları kolayca toparlayıp sınıflandırabiliyor musunuz? 

9. Tüm belgelere, fiziksel konumlarından, ilgili konu ve şekilden bağımsız olarak ve tek bir noktadan erişebiliyor musunuz? 

10. Her bir sorumlu personelin ya da yöneticinin bulunduğu konum ya da rolden herhangi bir çeşit belgeyi (tablo, grafik veri, yazıma, resim, veritabanı bilgisi, web sayfası vb.) görmesini sağlayabiliyor musunuz? 

11. Eğer elektronik belgeler ve bir yazılım kullanıyorsanız bir tablo görüntülemek için önce onu grafik biçimine mi dönüştürmeniz gerekiyor? 

12. Tüm belgelerinize görüntüleme, değiştirme, not alabilme gibi yetkiler verebiliyor musunuz? 

13. Elektronik olsun ya da olmasın sisteminizde her bir dokümana kurumda bulunduğu süre boyunca neler yapıldığına ilişkin bilgi saklanıyor mu? 

14. Artık kullanılmayan belgeler sık sık erişilen belgeler gibi saklanmaya ve yer kaplamaya devam ediyor mu? 

15. Hiç belgelerinizin kaybolduğu oldu mu? 

16. Hiç aynı belge üzerinde birden fazla kişi çalıştığı için her şeyi baştan yapmak zorunda kaldınız mı?

17. Herhangi bir konuya ilişkin farklı bölümlere, kişilere, tarihlere ya da formata ait dokümanları aynı anda derlemeniz gerekti mi?

18. Peki ya ana bilgisayara erişimiz koptuysa? Elinizdeki doküman ne olacak?  

19. Üzerinde çalışmakta olduğunuz bir dokümanın ıslak imzalı haline anında ulaşmak isterseniz bunu yapabilir misiniz? 

20. Üzerinde bir ekibin çalışmakta olduğu bir belgeniz var ve siz hanginizin elindekinin geçerli kopya olduğunu bilmiyorsunuz! Bu ve benzeri bir durum ile karşılaştınız mı? 

Soruların bir kısmına bile yanıt vermekte zorlanıyorsanız doküman yönetim sistemine (DYS) ihtiyacınız var demektir.