Elektronik Doküman Yönetim Sistemi (EDYS) Nedir?

Elektronik ortamda dokümanların;

• Oluşturulması,
• Versiyonlanması,
• İzlenilmesi,
• Dağıtılması,
• Erişilmesi,

gibi süreçleri minimize eden, kuruma tasarruflar sağlayan sistemler bütünüdür.

Diğer bir ifadeyle; kurumların iş süreçlerini kısaltmak ve istenilen dokümanlara her yerden erişebilmek için kullandıkları bir sistem olarak tanımlanabilir.

Kurumların EDYS Kullanmalarını Gerektirecek Nedenler

• Tüm dokümanların tek bir yerde saklanılması ve buradan erişilmesi,
• Oluşturulan fiziki arşivlerin çok yüksek maliyetleri,
• Sürekli kopya oluşturularak çoğaltılan dokümanların karışıklıklara sebep olması ve bunun getirdiği riskler,
• Fiziksel dokümanlara bağlı olmanın getirdiği kısıtlar,
• Diğer sistemlerle yapılan entegrasyonlar sonucu iş süreçlerinin fiziksel dokümanlardan bağımsız hale getirilmesi,
• Fotokopi, faks gibi maliyetlerin düşürülmesi,
• İş süreçlerinin hızlandırılması,
• Arşivleme ve dokümanların yönetim maliyetlerinin düşürülmesi,
• Karar alma sürecinin kısaltılması,

Türkiye’de de birçok büyük kurum DYS’ nin ne kadar önemli olduğunu görmüşler ve bu konu yatırımlar yapmaya başlamışlardır. Bu yatırımlarla kurumların elde edebilecekleri avantajlara ve dezavantajlara bakacak olursak;

EDYS Avantajları

• Belgelerin hızlı bir şekilde arşivlenmesi,
• Belgelere hızlı erişim,
• Farklı dosyalara ait belgeler arasında bağlantı kurma kolaylığı,
• Elektronik ortamdaki belgelerin basılı ortama geçirilmeden dosyalanması,
• Kağıt tasarrufu,
• Çalışanların iş sırasındaki fotokopi vb. işlemleri, görece daha az yapmalarını sağlayan sistem nedeniyle zaman tasarrufu,
• İş veriminin artması,
• Birden fazla kişinin aynı anda aynı belge üzerinde çalışabilmesi,
• Yüksek seviyede güvenlik,

EDYS Dezavantajları

Bu büyük avantajlara karşın elektronik belge yönetiminde dikkat edilmesi gereken unsurlar da bulunmaktadır.

• Mevcut koşullar yeni sisteme uygulanabilir mi?
• İleriye dönük teknolojik gelişmelere uygunluk gösterebilir mi?
• Günümüzde çok kullanılan belli başlı yazılımlarla uyumlu mu? (örneğin MS Word, MS Excel vb.)
• Sistemin sağladığı kolaylıklar bu yatırımı yapmaya değecek düzeyde mi?
• Güvenlik konusunda yeterli mi?
• Arşivlenmiş belgelere erişim konusunda yeterli mi?
• Sistemi bilmeyen kullanıcılar tarafından da kolayca kullanılabilir mi?

EDYS Bileşenleri

Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri, dokümanların elektronik ortamda, hızlı ve rahat takibi ve konumdan bağımsız erişim gibi özellikleri birçok bileşen üzerinden sağlamaktadırlar. Verilerin depolanması, sürüm kontrolü içinde takip edilmesi, hızlı arama, dokümanlara kolay erişim ve güvenlik gibi özellikler belli başlı bir kaç bileşendir.

Bu bileşenlerin oluşturulmasında ve kullanımında karşımıza çıkan bir kaç kavramı inceleyecek olursak;

• Dokümanları genel özellikleriyle tanımlamaya yarayan ve belge içeriğinde bulunmayan bilgilerinde yer aldığı meta verilerin oluşturulmasıyla etkin arama ve dokümanlara hızlı erişim sağlanır.
• Dokümanların hazırlanması, belirli bir onay ve kontrol mekanizmasından geçmesi, dağıtım ve dolaşım bilgilerinin kurum hiyerarşisine göre takibi gibi iş akışının, belgelerin yaşam döngüsünün belirlenmesinde kullanılması sağlanır.
• Günümüz EDYS’ lerin, piyasada bulunan birçok ürünle birlikte çalışabilmesi ve diğer sistemlerle entegrasyon problemlerinin olmaması resmi kurumlar açısından büyük önem taşımaktadır. Bu nedenle belirlenen standartlara uyulması ve birlikte çalışabilirliğin sağlanması gerekmektedir.
• Dokümanların, belirlenen yetki seviyelerinde bazen sadece okunabilmesi, bazen değiştirilebilmesi ya da imha edilebilmesi gerekmektedir. Kurum içerisindeki hiyerarşik yapıya göre ve/veya yetkilendirme seviyelerine göre bu güvenlik özelliği sağlanmaktadır.