Neden Fatura Ödeme Süreci ne ihtiyacınız var?

Günümüzde e-fatura ve e-arşiv fatura işlemleri ile artık faturaların büyük bir kısmı dijital ortamda bulunmaktadır. Bu avantaj olarak görünse de günlük gelen fatura sayılarınız arttıkça dezavantaja dönüşebilmektedir.  Firmaların büyümesi departman sayılarının ve çalışanlarını artması yanında yönetim ile ilgili zafiyetleri de getirebilmektedir. Gelen faturaların onaylanarak ilgili birimlerce ödenmesin sağlanması gibi yazılırken kolay görünen ancak işletilmesinde zorlukları olan süreçler ortaya çıkabilmektedir. Zorlulardan neyi kastediyoruz?

• Gelen faturanın sisteme işlendikten sonra ödeme emrinin hazırlanarak veya  ilgili birime onaylatılması,
• Gelen fatura kağıt fatura ise kopyasının dolaşıma çıkarılması ve takibi,
• Onay süreçleri birden fazla ise ilgili sürece göre işlemin başlatılması,
• Onaylatma işlemi için ilgili birime, kişiye ulaşılması, (mail yoluyla , telefonla fiziki olarak),
• Onay işlemi birden fazla birimi, departmanı veya kişiyi ilgilendiriyorsa bir önceki adımdaki işlerin tekrarlanması gerekmektedir,
• İstenildiğinde kimin onayında kaldığının belirlenebilmesi için harcanan çaba,
• Onay verecek kişinin kurum dışında olması, yerinde olmaması veya izinli olması durumu,
• Ödeme emirlerinin elektronik ortamda oluşturulması ve arşivlenme gereksinimi,
• Onay sürecinde gerekebilecek ödeme ile ilgili tutanakların, fatura görüntüsünün ve ödeme emri onaylarında gösterilmesi,
• Ödeme emri onaylanmış faturanın zamanında ödenip ödenmediği bilgisi,
• Talep edildiğinde fatura ödeme ve onay süreci ile ilgili bilgilerin raporlanabilmesi,
• Tüm bu süreçlerin kullanılan ERP ile entegre yönetilmesi,

Fatura Ödeme Süreci ni nasıl yönetebilirsiniz?

Adım 1 : Analiz Yapın

Öncelikle firmanızdaki Fatura Ödeme Süreçlerinizi çıkartarak başlayabilirsiniz. Muhtemelen gelen faturaları onaylayanlar, ödeme koşulları, talep eden birim, gelen firmanın carisi, fatura tutarı gibi farklı koşullara göre Fatura Ödemeleri İşlemleri İş Akış Süreçlerinizin çeşitlilik gösterdiğini göreceksiniz. Ayrıca mevcut ERP yazılımınızın da analiz etmiş olduğunuz Fatura Ödemeleri İşlemleri İş Akış Süreçleriniz ile entegre olması gerektiğini de görecesiniz.

Adım 2 : Fatura Ödemeleri İşlemleri İş Akış Süreçlerinizin Adım Çizin

• Bu aşamayı size bir örnekle göstermeye çalışayım;
• Örnek sürecimizde fatura mevcut ERP sistemine işlendikten sonra muhasebenin ödemeyi yapabilmesi için ödeme yazısı oluşturularak fatura ile onaya gönderilir. Onaylar alındıktan sonra muhasebeye gelir ve muhasebe de ödemeyi gerçekleştirerek süreci bitirir.

Adım 3 : Fatura Ödemeleri İşlemleri İş Akış Süreçlerinizin Nasıl Kontrol Altına Alabileceğinizi Araştırın

• Esnek ve tasarlayabileceğiniz onay yönetimi olmalı,
  • Kullanıcı, birim veya rol bazlı onay yolları belirleyebilme,
  • Onayları iş akışlarına bağlayabilme,
  • Onay reddinde açıklama girebilme,
  • Onay verici onay vermek istemediğinde onay yolunda ilgili kişiye onay gönderebilmelidir ve açıklama yapılabilmelidir,
• Güçlü bir İş Akış Yönetim Sistemi tasarım aracına sahip olmalıdır,
  • ERP ile entegre çalışabilme,
  • Performans ölçümü yapabilme,
  • Kişilerin üzerindeki iş yüklerini ölçebilme,
  • Zamanlama ayarı yapabilme,
  • Yönlendirme yapabilme,
  • Gruba veya role atanmış bir iş akış adımında bu tanımlara bağlı sorumlu atayabilme,
  • İş akışına bağlı alt iş akışları başlatılabilmelidir,
  • Doküman Yönetim Sistemi ile entegre çalışabilmelidir,
  • Otomatik başlatma yapılabilmelidir, (Örn: gelen fatura ERP sisteminden çekildikten sonra mevcut bir iş akış kuralına uyuyorsa otomatik olarak İş Akış Sürecinin başlatılabilmesi)
• Doküman Yönetim Sistemine sahip olmalıdır,
  • Elektronik Form Tasarımı yapılabilmelidir, (Örn: Ödeme Emri Formu gibi)
  • Microsoft Office ürünleri ile entegre olabilmelidir,
  • Versiyon takibi yapılabilmelidir,
  • Onay Süreçleri ile entegre çalışabilmelidir,
• ERP yazılımları ile entegre çalışabilmelidir,
• Mobil uyum olmalıdır,
• Çalışanların izinli veya işten ayrılması durumunda üzerlerindeki iş yüklerinin kolay ve hızlı bir biçimde başka bir kişiye devri yapılabilmelidir,
• OCR Tam Metin Arama yapılabilmelidir,